kiedy zatrudnić nauczyciela wspomagającego w


kiedy zatrudnić nauczyciela wspomagającego w dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dodatkowo ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie posiadać moc prawną nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, szczególnie akt osobowych, również w postaci papierowej, w jaki sposób i elektronicznej. Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli wyważony zostanie znaczny fort papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych. Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrót okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przy w ten sposób istotnych zmianach warto zbadać nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji. W trakcie artykułu w detalach przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną zarówno niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej prezentowany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym również w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania. 1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej: a) zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r. b) rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r. 2. Regulacje prawne w obszarze postępowania z dokumentacją pracowniczą a) Kodeks pracy b) akty wykonawcze do Kodeksu pracy c) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach razem z aktami wykonawczymi d) regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO) 3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej a) prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej b) elektronizacja dokumentacji pracowniczej c) reguły przemiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie) co grozi za zatrudnianie pracowników na czarno d) jak zatrudnić pracownika żeby nie płacić zus lub możliwe są „hybrydowe” akta osobowe? e) techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania względem systemów teleinformatycznych f) to znaczy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD? g) normy kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych h) normy zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej i) obowiązki informacyjne pracodawców j) normy udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom również osobom uprawnionym 4. Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt a) system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe b) bezdziennikowy system kancelaryjny c) wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw jak zatrudnić pracownika pracowniczych dodatkowo akt osobowych d) pisma, sprawy, akta, teczki e) obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD 5. Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej a) wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej b) zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej c) którym dokumentom wydłuża się okres przechowywania a którym skraca i od czego to zależy d) który jest wpływ śmiałych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, szczególnie te przechowywane w archiwach 6. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej a) porządkowanie akt osobowych b) czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych c) sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne d) sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach